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Workflows in Kommunen

Wir sind Experten für kommunale Prozesse

eGovernment

Praxisbeispiel - eRechnung

Wie sind die Prozesse in der Stadtverwaltung?

Wie geht man mit komplexen Rechnungen aus dem Baubereich um?

Wir erkannten enorme Einsparpotentiale und machten uns im Jahre 2012 mit einer Stadt auf den Weg.

 

eGovernment - moderne Kommune

Das komplexe Thema einfach gestalten. Einen Überblick bekommen.

Wie und womit können wir unsere Dienstleistungen dem Bürger besser zugänglich machen? Wie können wir unsere internen Prozesse wirtschaftlicher gestalten?

Praxisbeispiel
Projekt eRechnung

 

Ausgangslage:

Bereits im Jahr 2012 machten wir uns mit unserem Kunden, einer Großstadt am linken Niederrhein, auf den Weg zum Thema eRechnung.  Kreativität und Sachverstand waren gefordert. Es gab zu diesem Zeitpunkt kaum Informationen, da wir einer der ersten waren.

Es wurde ein Konzept geschaffen, das alle Belange und Prozesse der Fachbereiche berücksichtigte. Man erkannte Ansätze für weitere Workflows. Lösungsansätze für komplexe Rechnungsbearbeitungen, wie z.B. Rechnungen aus dem technischen Bereich, wurden gefunden.

Auf dem Markt angebotene Softwarelösungen wurden analysiert. Mit dem betreuenden kommunalen Rechenzentrum wurde eine Software nach unseren Vorgaben programmiert. 

 

Aktivitäten:

Prozessanalyse

Gespräche / Workshops mit den Fachbereichen / Ämtern

Prozessdesign - Absprache mit allen Beteiligten

Marktanalyse zu angebotener Software

Entwicklung eines Lasten- und Pflichtenheftes für eine Software

Prozessbegleitung während der Programmierphase

Management zu Arbeitsgemeinschaften

...

In der Kommunalverwaltung zu Hause

Der Inhaber, Achim Bursche, kann auf knapp 40 Jahre kommunale Erfahrung zurückblicken. 

Der Mix aus kommunaler Erfahrung, des betriebswirtschaftlichen Studiums, u.a. mit Schwerpunkt IT, sind beste Voraussetzungen, um elektronische Workflows in den Gemeindeverwaltungen und Stadtverwaltungen zu etablieren. 

Hinzu kommt das Verständnis für kommunale Herausforderungen. Manchmal möchte man es gerne etwas einfacher haben. Gesetze, Verordnungen oder bestehende Dienstanweisungen stellen einem gerne mal ein Bein. Dennoch gibt es reichlich Handlungsspielraum und Möglichkeiten die gemeinsamen Ideen umzusetzen. 

Man muss es nur tun!

Workflows miteinander vernetzen

In der Projektphase zu dem Projekt eRechnung ergaben sich weitere Ideen zu Workflows. Das bleibt nicht außen vor, wenn man ins Gespräch mit den Mitarbeitern aus den Fachbereichen kommt. 

So entstand der elektronische Workflow eAuftrag. Bis dato wurden durchnummerierte „Auftragszettel“ herangezogen, mit denen Fachbereiche kleinere Einkäufe tätigten. Aufwändige Kontrollen und Abrechnungsverfahren folgten. Der elektronische Workflow eAuftrag vereinfachte den Prozess wesentlich. Eine Schnittstelle zu eRechnung wurde programmiert.

Während der Projektphase entstand ganz nebenbei der Workflow eVertrag. Mit einer neu programmierten Software wurden alle Verträge der Stadtverwaltung zentral abgelegt. 

 

Kundenstimmen

„Herr Bursche verfügt über sehr viel kommunale Erfahrung. Das spürt man deutlich und erleichtert die Umsetzung.“

„In unserer Verwaltung haben wir Herrn Bursche als „externen Mitarbeiter“ angesehen – nicht als Berater. Er trat jederzeit als Kollege auf. Das erleichterte die Zusammenarbeit mit den einzelnen Fachbereichen.“

„Es macht richtig Freude kreativ tätig zu werden und den Bürgerinnen und Bürgern eine moderne Lösung anbieten zu können.“

Wir sind gerne für Sie da!

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