Workflows in Kommunen
Wir sind Experten für kommunale Prozesse
eGovernment – Digitalisierung der Verwaltung
Onlinezugangsgesetz (OZG)
Viele Städte und Gemeinden schieben das Thema. Zum guten Schluss wird das OZG umgesetzt, weil es umgesetzt werden muss.
Wir unterstützen Sie bei dem Prozess und gewinnen einen hohen Nutzen für die Kommune.
Die Umsetzung erfolgt praktikabel, gemeinsam mit Ihren Mitarbeiter*innen und mit dem erforderlichen Augenmaß.
eGovernment - Digitaliserung der Kommunen
Das Onlinezugangsgesetz (OZG) praktikabel umsetzen.
Einen hohen Nutzen für die Bürger*innen und die Kommune ziehen.
Die Erreichung dieser beiden Ziele ist unsere Stärke.
Wir sind Experten, wenn es um die Digitalisierung der Prozesse und dem Aufbau von Workflows geht. Mit Mitarbeiter*innen der Kommunen binden wir stark in die Prozesse ein.
Digitalisierung eRechnung –
Praxisbeispiel
Ausgangslage:
Bereits im Jahr 2012 machten wir uns mit einer Großstadt, auf den Weg zum Thema eRechnung. Kreativität und Sachverstand waren gefordert. Es gab zu diesem Zeitpunkt kaum Informationen.
Zum Thema Workflow und Digitalisierung der Kommune beschritten wir Neuland.
Es wurde ein Konzept geschaffen, das alle Belange und Prozesse der Fachbereiche berücksichtigte. In der Verwaltung erkannte man Ansätze für weitere Workflows.
Lösungsansätze für komplexe Rechnungsbearbeitungen, wie z.B. Rechnungen aus dem technischen Bereich, wurden gefunden.
Auf dem Markt angebotene Softwarelösungen wurden analysiert. Mit dem betreuenden kommunalen Rechenzentrum wurde eine Software nach unseren Vorgaben programmiert.
Die Digitalisierung wurde praktikabel und nachhaltig umgesetzt. Ein Erfolgsgarant war die Einbindung der Mitarbeiter*innen in den Prozess zur Digitalisierung.
Aktivitäten mit der Verwaltung:
Prozessanalyse
Gespräche / Workshops mit den Fachbereichen / Ämtern
Prozessdesign - Absprache mit allen Beteiligten
Marktanalyse von Software Lösungen
Entwicklung eines Lasten- und Pflichtenheftes für eine Software
Prozessbegleitung während der Programmierphase
Management zu Arbeitsgemeinschaften
Einführung der Digitalisierung zur elektronischen Rechnungsbearbeitung
In der Kommunalverwaltung zu Hause
Der Inhaber, Achim Bursche, kann auf knapp 40 Jahre kommunale Erfahrung zurückblicken.
Der Mix aus kommunaler Erfahrung, des betriebswirtschaftlichen Studiums, u.a. mit Schwerpunkt IT, sind beste Voraussetzungen, um elektronische Workflows in den Gemeindeverwaltungen und Stadtverwaltungen zu etablieren.
Hinzu kommt das Verständnis für kommunale Herausforderungen. Manchmal möchte man es gerne etwas einfacher haben. Gesetze, Verordnungen oder bestehende Dienstanweisungen stellen einem gerne mal ein Bein. Dennoch gibt es reichlich Handlungsspielraum und Möglichkeiten die gemeinsamen Ideen umzusetzen.
Man muss es nur tun!
Workflows miteinander vernetzen
In der Projektphase zu dem Projekt eRechnung ergaben sich weitere Ideen zu Workflows. Das bleibt nicht außen vor, wenn man ins Gespräch mit den Mitarbeitern aus den Fachbereichen kommt.
So entstand der elektronische Workflow eAuftrag. Bis dato wurden durchnummerierte „Auftragszettel“ herangezogen, mit denen Fachbereiche kleinere Einkäufe tätigten. Aufwändige Kontrollen und Abrechnungsverfahren folgten. Der elektronische Workflow eAuftrag vereinfachte den Prozess wesentlich. Eine Schnittstelle zu eRechnung wurde programmiert.
Während der Projektphase entstand ganz nebenbei der Workflow eVertrag. Mit einer neu programmierten Software wurden alle Verträge der Stadtverwaltung zentral abgelegt.
Kundenstimmen
„Herr Bursche verfügt über sehr viel kommunale Erfahrung. Das spürt man deutlich und erleichtert die Umsetzung.“
„In unserer Verwaltung haben wir Herrn Bursche als „externen Mitarbeiter“ angesehen – nicht als Berater. Er trat jederzeit als Kollege auf. Das erleichterte die Zusammenarbeit mit den einzelnen Fachbereichen.“
„Es macht richtig Freude kreativ tätig zu werden und den Bürgerinnen und Bürgern eine moderne Lösung anbieten zu können.“
Wir sind gerne für Sie da!